Il nostro è un paese in cui ci si ricorda della necessità di sburocratizzare e digitalizzare la pubblica amministrazione solo quando la mancata erogazione di un servizio pubblico diventa uno scandalo di massa, ci ricordiamo di avere una pubblica amministrazione con una forma mentis ferma allo scorso millennio solo quando diventa notizia giornalistica e il dibattito politico si ricorda delle parole digitalizzazione e sburocratizzazione solo a parole e mai entrando nei dettagli dei fatti e delle procedure amministrative, quindi oggi da dipendente comunale di un ufficio contabile di un comune di provincia del sud Italia ho deciso di elaborare la mia proposta in un campo molto specifico e dettagliato, per questo vi chiedo di pazientare per la citazione di alcuni articoli di legge e l’illustrazione delle procedute odierne ma di seguirmi nel mio ragionamento.
Nello specifico la mia proposta riguarda le fasi della spesa negli enti locali art. 182 decreto legislativo n. 267/2000 Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali (tuel), l’art 182 del tuel disciplina che il processo di spesa negli enti locali si compone di tre fasi l’impegno, la liquidazione, l’ordinazione e pagamento rispettivamente art. 183, 184 e 185 dello stesso tuel. Tralasciando l’articolo sull’ordinativo e il pagamento mi voglio concentrare sulle fasi dell’impegno e della liquidazione di spesa.
Volendo semplificare il più possibile il concetto d’impegno e di liquidazione per i profani della contabilità degli enti locali, basta sapere che qualsiasi spesa che un ufficio di un ente locale voglia affrontare i responsabili di questo devono redigere un atto d’impegno comunemente chiamato determina d’impegno, invece se si vuole effettuare un pagamento di un fornitore e necessario un atto di liquidazione comunemente chiamato determina di liquidazione. Entrambi questi atti per essere operativi necessitano di un controllo e di un visto da parte dell’ufficio contabile, proprio in questa fase che la burocrazia le ridondanze nelle procedure e la scarsa digitalizzazione creano l’inefficienza e quindi ritardi nell’approvvigionamento ritardi nell’erogazione del servizio al cittadino e ritardi nella liquidazione delle spettanze ai fornitori della pa.
Ora senza dilungarmi sulla natura amministrativa delle determine ci basta sapere che questi atti si compongono di tre parti, una prima parte dove vengono citati tutti gli atti che si ritenga necessario citare per giustificare la determina , una seconda parte descrittiva dove a seconda del tipo di determina si giustifica il perché della necessita di quella spesa o si giustifica il perché della redazione della determina di liquidazione a favore del fornitore e in fine una terza parte che in molti casi non fa altro che ripetere la seconda parte ma non più sotto forma di proposta proposta ma dispositiva.
Ora che ho illustrato per sommi capi come avviene la procedura, posso dedicarmi alla descrizione delle situazioni reali che avvengono in un ufficio contabile per l’apposizione del visto di regolarità contabile, ogni volta che giunge un atto di determina questo deve essere verificato la fondatezza dei dati normati e degli atti amministrativi citati al suo interno, verificata la correttezza dei dati dei soggetti coinvolti e verificata la disponibilità economica per quella specifica spesa all’interno del bilancio previsionale, solo una volta effettuate tutte queste verifiche sarà possibile porre il visto di regolarità contabile. Tenete presente che questo processo di controllo per lo stesso identico acquisto viene fatto due volte la prima volta quando l’ufficio proponente invia alla ragioneria la determini d’impegno di spesa e la seconda volta quando l’ufficio che ha effettuato la spesa chiede che il fornitore venga liquidato tramite una determina di liquidazione. Se le due determina necessarie per effettuare la spesa fossero perfetti al primo invio all’ufficio ragioneria comunque si generebbe inefficienza perché l’impiegato di questo ufficio avrebbe effettuato due volte i controlli sulle norme amministrative e atti amministrativi citati e sulla correttezza dei dati dei soggetti fornitori coinvolti, ma da impiegato di un ufficio ragioneria vi posso assicurare che i refusi e gli errori ne ricitare motivazione indicate in atti precedenti del processo di spesa sono frequenti e questo crea inefficienza sia per gli impiegati della ragioneria (costretti a rinviare la determina all’ufficio proponente e poi ricontrollarla una volta corretta da quest’ultimo) sia agli impiegati degli uffici proponenti (costretti ad apportare modifica alle determine a riproporle ai propri dirigenti per la firma e a modificarle sul sistema di protocollo).
Ecco ora immaginiamo di modificare gli art. 182, 183 e 184 del tuel e che questi indichino che il processo di spesa negli enti locali si compone sempre di più fasi ma che queste fasi debbano essere espletate tramite un workflow (flusso di lavoro) digitalizzato, senza la necessità di redigere determine ridonanti fra di loro perché una volta accertata la correttezza degli atti di legge e amministrativi e i dati dei fornitori rimarranno memorizzati nel flusso di lavoro. Al momento della richiesta di liquidazione l’impiegato dell’ufficio che ha effettuato l’acquisto non dovrà redigere un nuovo atto indicando nuovamente tutti i riferimenti (rischiando di commettere errori) inseriti nell’atto d’impegno ma gli basterà semplicemente tramite l’ausilio del software ricollegarsi a quel processo d’acquisto e motivare il perché si chiede la liquidazione del fornitore, mente l’impiegato dell’ufficio ragioneria non sarà più costretto a ricontrollare informazione già verificate nella fase dell’impegno della spesa ma dovrà solo semplicemente controllare se la motivazione della liquidazione è accettabile o meno senza ricontrollare informazioni già approvate in precedenza.
Per modificare questo piccola parte dei processi amministrativi della pubblica amministrazione italiana non basteranno solo le parole ma sarà necessario prevedere dei fondi extra per l’acquisto delle piattaforme informatiche e la formazione del personale e molto duro lavoro e dobbiamo essere consci che solo questa misura non basterà per far diventare la nostra pubblica amministrazione un modello d’efficienza, saranno necessari molti interventi di digitalizzazione e sburocratizzazione per singole funzioni simili a quello che ho appena illustrato, ma se non lo faremo le sorti dell’intero paese saranno segnate.
